根据教育部及教育厅相关管理制度要求，为进一步规范我校学籍档案卡管理工作，现组织开展2025届毕业本科生学籍档案卡（以下简称“档案卡”）填报工作，相关事宜通知如下：

一、档案卡领取

前期学校已将2025届毕业本科生的学籍档案卡打印完毕，请各学院统一到教务处学籍科领取，每位同学2份（一份以班级为单位扫描后装订成册，一份存入学生个人档案）。个别同学因学籍异动等原因无法打印带照片的档案卡，此类情况请同学自行打印空白档案卡（附件1），按要求填写并粘贴毕业照片。

领取时间：2025年4月15日－17日。

领取地点：办公楼203。

二、归档工作组织要求

‌各学院应指定专人全程负责学籍档案卡的发放、填写、收集、审核、整理、按时移交等工作，确保材料完整性和准确性。

涉及学生填写的部分需由学生本人完成，填写后经专人审核确认。学院重点核对学籍信息（如姓名、身份证号、入学时间）与高考档案一致性。

学院填写部分要明确时间及事项。学籍异动以教务系统日期为准，奖惩情况以下文或证书日期为准。

三、填写要求

档案卡必须由本人用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，字迹须清楚，情况要真实、详细，必须无涂改。表格中各项均应填写，没有填写“无”。

建议先将档案卡复印，在复印件上填写审核无误后，再在原件上抄写。档案卡由他人代填造成将来可能发生的有关档案、学历学位核查出现问题等不良后果由学生本人负责。

档案卡填写完毕后在指定位置先加盖学院公章。由学院统一到教务处信息科加盖教务处公章，公章必须端正清晰。

四、归档要求

1.扫描文件要求

扫描工作需由学院统一组织完成，不得由个人自行拍照，不合格文件将退回重做。分辨率不低于300dpi，24位彩色。每个学生扫描成一个PDF文件，文件名为“学号+学院+专业+班级+姓名+学籍档案卡”（如：202504000001土木工程学院土木工程土251-1班张三学籍档案卡）。每个班级的扫描文件存入一个文件夹，以“XX届XX学院XX专业XX班学籍档案卡”命名（如：2025届土木工程学院土木工程专业土251-1班学籍档案卡），每个学院将所有班级的扫描文件存入以“XX学院”命名的文件夹,学院用全称。

2.装订要求

扫描后，以班级为单位，按照学号递增顺序加封面和目录进行左侧线绳装订成册（建议到印刷厂装订）。目录包含序号、学号、学生姓名、性别，按学号递增排列，且与学籍档案卡的排列顺序一致。封面和目录格式详见附件2。

3.归档

以学院为单位将装订成册的档案卡（每班级一册）及扫描电子文件于6月30日之前交至档案馆（承先图书馆107室）归档。另外一份档案卡装入学生个人档案。

提前毕业学生档案卡无需扫描，在6月30日之前一份交教务处学籍科。另外一份档案卡装入学生个人档案。

 

附件：

1.烟台大学学籍档案卡.pdf。

2.封面及目录格式模板.docx。

3.填写示例.docx。

 

                教务处   档案馆

                                                  2025年4月15日